Virallisesti oikeaksi todistamisen vaatimukset

Vaaditut koulutustaustadokumentit

Hakukelpoisuuden todentamiseksi hakemukseen tulee liittää tiettyjä koulutustaustadokumentteja. Kaikkien koulutustaustadokumenttien tulee olla tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistamia tai laillistettuja. Suomessa virallisesti oikeaksi todistamisen voi tehdä myös julkinen notaari maistraatissa. Huomaa myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset.

Koulutustaustadokumenttien aitous arvioidaan osana valintaprosessia.

Hakemuksen liitteenä tulee lähettää seuraavat koulutustaustadokumentit tutkinnosta (maisteri), joka antaa hakukelpoisuuden tohtoriopintoihin:

  • tutkintotodistus
  • opintosuoritusote

Jyväskylän yliopistossa opiskelevan tai tutkinnon suorittaneen, joka hakee Jyväskylän yliopistossa tekemiensä suoritusten perusteella, ei tarvitse toimittaa opintorekisteriotetta tai tutkintotodistusta.

Tutkintotodistus

Tutkintotodistus on dokumentti, jonka oppilaitos myöntää opiskelijalle, joka on suorittanut hyväksytysti kaikki tutkintoon sisältyvät opinnot. Opiskelija on valmistunut. Tutkintotodistuksen tulee sisältää:

  • tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen nimi,
  • tutkinnon myöntämispäivä,
  • tutkinnon suorittaneen henkilön nimi ja
  • myönnetty tutkinto (esim. Filosofian maisteri).

Keskeneräisen tutkinnon perusteella ehdollisen valintapäätöksen saaneen hakijan tulee toimittaa tutkintotodistus tiedekunnalle tutkinnon valmistuttua.

Jos hakija haluaa osoittaa hakukelpoisuutensa ja kielitaitonsa eri tutkinnoilla, hakemukseen tulee liittää tutkintotodistukset molemmista tutkinnoista.

Älä liitä hakemukseesi alkuperäistä tutkintotodistusta. Jyväskylän yliopisto ei palauta liitedokumentteja.

Väliaikainen tutkintotodistus

Väliaikainen tutkintotodistus on dokumentti, jonka oppilaitos myötää opiskelijalle, jolle on myönnetty tutkinto. Väliaikainen tutkintotodistus korvaa varsinaisen tutkintotodistuksen tilanteissa, joissa opiskelijalle ei teknisistä tai hallinnollisista syistä voida antaa varsinaista tutkintotodistusta välittömästi opintojen loppuunsaattamisen jälkeen. Väliaikaisen tutkintotodistuksen tulee sisältää:

  • tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen nimi,
  • tutkinnon myöntämispäivä,
  • tutkinnon suorittaneen henkilön nimi ja
  • myönnetty tutkinto (esim. Filosofian maisteri).

Huomaa, että dokumentti, joka osoittaa ainoastaan sen, että opiskelija on suorittanut kaikki tutkintoon vaaditut kurssit, ei kelpaa väliaikaiseksi tutkintotodistukseksi.

Opintosuoritusote

Virallisen opintosuoritusotteen tulee sisältää seuraavat tiedot:

  • suoritettujen tutkintoon sisältyvien opintokokonaisuuksien täydelliset nimet
  • opintokokonaisuuksien valmistumisajat (tai vähintään kokonaisopiskeluaika oppilaitoksessa)
  • saadut arvosanat
  • myönnetyt opintopisteet
  • oppilaitoksessa opintojen aikana käytetty opintosuoritusten arviointiasteikko

Opintosuoritusotteen tulee kattaa opintojen koko kesto. Jos tutkinto sisältää opintojaksoja, jotka opiskelija on suorittanut toisessa oppilaitoksessa eivätkä hyväksi luetut opintopisteet ilmene riittävällä tarkkuudella opintosuoritusotteesta, tulee hyväksi luetuista opinnoista toimittaa erillinen opintosuoritusote. Huomaa myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset.

Jos hakukelpoisuuden antava tutkinto on hakuajan päättyessä keskeneräinen, hakemukseen liitetään virallisesti opintosuoritusote hakuaikaan mennessä valmistuneista opinnoista. Opintosuoritusotteesta tulee ilmetä suoritettavan tutkinnon nimi (esim. Filosofian maisteri). Keskeneräisen tutkinnon perusteella ehdollisen valintapäätöksen saaneen hakijan tulee toimittaa täydellinen opintosuoritusote tiedekunnalle tutkinnon valmistuttua.

Jos hakija haluaa osoittaa hakukelpoisuutensa ja kielitaitonsa eri tutkinnoilla, hakemukseen tulee liittää opintorekisteriotteet molemmista tutkinnoista.

Jyväskylän yliopisto hyväksyy vain virallisia opintosuoritusotteita.

Jos virallinen opintosuoritusotteesi ei sisällä kaikkia vaadittuja tietoja, katso lisätietoja erillisestä Opintosuoritusote – vaaditut tiedot -ohjeesta.

Virallisesti oikeaksi todistettu kopio

Jyväskylän yliopisto ei hyväksy tavallisia valokopioita koulutustaustadokumenteista. Kaikkien koulutustaustadokumenttien tulee olla tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistamia tai laillistettuja (tarkemmat ohjeet alla). Joitakin maita koskevat maakohtaiset erityisvaatimukset, joita tulee noudattaa ensisijaisesti ennen muita dokumenttien oikeaksi todistamisen vaatimuksia. Suomessa virallisesti oikeaksi todistamisen voi tehdä myös julkinen notaari maistraatissa.

Huom. julkisten notaarien muissa maissa oikeaksi todistamat kopiot eivät kelpaa ilman laillistusta.

Tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen virallisesti oikeaksi todistaminen

Virallisesti oikeaksi todistetun kopion akateemisesta dokumentista voi antaa tutkinnon myöntänyt oppilaitos. Kun pyydät tutkinnon myöntäneeltä oppilaitokselta virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita, varmista että Jyväskylän yliopistolle jätettävät kopiot täyttävät seuraavat vaatimukset:

  • kopio on otettu suoraan alkuperäisistä koulutustaustadokumenteistasi
  • kopio sisältää jokaisen sivun koulutustaustadokumenteistasi
  • kopion jokaisella sivulla on tutkinnon myöntäneen oppilaitoksen alkuperäinen leima (esim. geneeristä “Oikeaksi todistettu jäljennös“ tai ”Certified true copy” leimaa ei hyväksytä)
  • kopiossa on oikeaksi todistavan virkailijan alkuperäinen allekirjoitus

Tavallisia kopioita virallisesti oikeaksi todistetuista kopioista ei hyväksytä.

Dokumenttien laillistaminen

Jos et saa virallisesti oikeaksi todistettuja kopioita akateemisista dokumenteistasi tutkinnon myöntäneeltä oppilaitokselta, voit toimittaa laillistetut kopiot akateemisista dokumenteistasi.

Kopioiden laillistukseen on kaksi tapaa riippuen siitä, onko tutkinnon suoritusmaa allekirjoittanut Haagin yleissopimuksen vuonna 1961. Dokumentit, jotka antanut valtio on ratifioinut Haagin yleissopimuksen, laillistetaan Apostille-todistuksella. Muiden maiden antamat dokumentit laillistetaan kahdessa vaiheessa: ensin dokumentin antaneen maan ulkoministeriön toimesta, sitten kyseisen maan toimivaltaisen Suomen suurlähetystön tai Suomen konsulaatin toimesta.

Apostille. Apostille-todistus (leima tai paperinen sertifikaatti) on pakollinen, jos dokumentti on Haagin yleissopimuksen vuonna 1961 ratifioineen maan viranomaisten myöntämä. Lue lisää Haagin yleissopimuksesta. Sivustolta löytyy myös englanninkielinen lista sopimuksen jäsenvaltioista sekä tieto Apostille-todistuksen eri maissa antavista viranomaisista.

Laillistaminen. Jos dokumentin antanut maa ei ole allekirjoittanut Haagin yleissopimusta, dokumentin laillistaa dokumentin antaneen maan ulkoministeriö, jonka jälkeen kyseisen maan toimivaltainen Suomen suurlähetystö tai Suomen konsulaatti laillistaa dokumentin todistamalla, että kyseinen ulkoministeriön virkamies on toimivaltainen antamaan laillistuksen.

Virallinen käännös

Jos koulutustaustadokumenttisi on annettu jollakin muulla kielellä kuin englannin, suomen tai ruotsin kielellä, niistä vaaditaan virallinen käännös jollakin näistä kielistä. Hakemuksen liitteenä on käännöksen lisäksi toimitettava myös virallisesti oikeaksi todistettu kopio alkuperäisestä dokumentista. Virallinen käännös voi olla joko,

  • todistuksen antaneen oppilaitoksen antama käännös,
  • virallisesti oikeaksi todistettu kopio oppilaitoksen antamasta käännöksestä,
  • virallisen kääntäjän tekemä käännös tai
  • virallisesti oikeaksi todistettu kopio virallisen kääntäjän tekemästä käännöksestä.

Käännöksen jokaisella sivulla on oltava kääntäjä leima ja/tai allekirjoitus. Virallisen käännöksen tulee olla tarkka käännös alkuperäisestä dokumentista. Hakijan itsensä tekemiä käännöksiä ei hyväksytä.

Huomaa myös mahdolliset maakohtaiset erityisvaatimukset.