Vaihtoon hakeminen

Näin haet vaihtoon

Vaihe 1: vaihtopaikan hakeminen Jyväskylän yliopiston vaihtohaussa

HUOM! Nämä ohjeet koskevat pitkään (väh. lukukauden) mittaiseen vaihtoon hakevia. Lyhytliikkuvuuksille ei voi vapaasti hakea Mobility-Onlinessa, vaan sinne lisätään vain tiettyjä kursseja, joiden opiskelijavalinnasta tiedotetaan muuta kautta.

Mobility-Online-portaaliin

1. Aloita vaihdon suunnittelu tarkistamalla tarjolla olevat vaihtokohteet vaihto-ohjelmien ohjesivuilta. Tutustu siis esimerkiksi tiedekuntasi Erasmus-oppaan kohdetietoihin tai Bilateral-kohteiden kohdetietoihin ohjelman sivuilta. Kaikki vaihtokohteet eivät ole aina auki, joten hakuaikana näet avoinna olevat vaihtokohteet Mobility-Online -portaalista. 
    
2. Tutki vaihtokohteen opintotarjontaa, kielitaitovaatimuksia ym. vaihtoyliopiston verkkosivuilta. Etsi vaihto-opiskelijalle suunnattua informaatiota, joka on yleensä englannin kielellä. Voit käyttää vaihtoyliopiston verkkosivujen hakutoiminnossa esimerkiksi hakusanoja ’exchange student’ tai ’Erasmus exchange’.
    
3. Tutustu myös aiemmin vaihdossa olleiden vaihtoraportteihin Mobility-Onlinen Travel Reports -välilehdellä (sivun yläpalkissa).
    
4. Laadi itsellesi opintosuunnitelma (noin 30 op) vaihtokohteen verkkosivuilta löytyvän kurssitarjonnan perusteella. Tässä vaiheessa suunnitelma on alustava, eikä se luultavasti sellaisenaan toteudu, koska kurssitarjontaa seuraavalle lukuvuodelle ei yleensä tässä vaiheessa ole vielä julkaistu. Usein tarjottavat kurssit ovat kuitenkin samantyyppisiä vuosittain, joten saat hyvän kuvan tarjonnasta tutkimalla kuluvan lukuvuoden tarjontaa. Mikäli et löydä kurssitietoja vaihtokohteen verkkosivuilta, voit olla yhteydessä suoraan vaihtoyliopistoon.
    
5. Laadi valmiiksi vaihtohakemustasi varten akateemiset perustelut esimerkiksi Wordiin, josta voit kopioida ne hakulomakkeelle. Ethän käytä perustelujen kirjoittamisessa apunasi tekoälyä. Hakulomake täytetään englanniksi. Huomaathan, että hakulomakkeesi ei mene kohdeyliopistolle, vaan se käsitellään Jyväskylän yliopistossa.
    
6. Jos aiot opiskella vaihdossa muulla kuin englannin kielellä, etsi käsille kielitaitotodistus ja skannaa se. Tämä voi olla ylioppilastodistus, muu todistus, opintosuoritusote, kielikurssitodistus tms., josta ilmenee vaihtokohteen opiskelukielen taitosi taso. Hakuvaiheessa et tarvitse virallista kielitaitotodistusta. Kielitaitotodistus pyydetään lataamaan Mobility-Onlineen sen jälkeen, kun olet lähettänyt hakemuksen järjestelmässä. Hakemuksella opiskelijalta kysytään kielitaidon tasoa. Tämä ilmaistaan CEFR-taitotasoina (A1-C2). Tutustuthan näihin taitotasojen kuvauksiin, ennen kuin täytät hakemuksen.
    
7. Avaa seuraavaksi Mobility-Online ja valitse vaihto-ohjelma, jonka kautta haet vaihtoon. Valitse portaalin hakutoiminnolla vain pakolliset kohdat, jotta näet haettavissa olevat kohteet mahdollisimman kattavasti. Paina lopuksi Show details. Etsi listalta vaihtokohde, johon haluat hakea ykkösvaihtoehtonasi. Saat lisätietoja kohteesta klikkaamalla yliopiston kohdalla vasemmassa reunassa olevaa info-kuvaketta. Huom! Mobility-Online on hidas ohjelma, joten odota rauhassa latautumista. 
    
8. Vaihdon taso kohteessa (kandi/maisteri) riippuu siitä, minkä tason kursseja kohteessa on tarjolla. Maisteritason opiskelija voi pääsääntöisesti hakea kanditason vaihtokohteeseen ja loppuvaiheen kandiopiskelija voi yleensä hakea maisteritason kohteeseen - tason määrittää se, millä tasolla opintoja on tarjolla ja mihin tutkintoon ja tutkinnon osaan pääasiassa suunnittelee kursseja hyväksiluettavaksi. Esim. maisteriopiskelijan suorittamia kanditason kursseja voidaan hyväksilukea tutkinnon vapaasti valittaviin opintoihin.
    
9. Tee hakemus ao. kohteeseen napauttamalla vihreää palloa hakukohdelistauksen vasemmassa reunassa. Jos haet useamman eri vaihto-ohjelman, tai eri oppiaineen/laitoksen/tiedekunnan vaihtokohteeseen, sinun tulee laatia jokaiseen oma hakemuksensa ja mainita jokaisella hakemuksella, missä järjestyksessä haet vaihtokohteisiin. 
    
10. Kaikkiaan Erasmus- ja ISEP-haussa voi hakea kolmeen kohteeseen ja Nordplus-, Nordlys- ja kahdenvälisen vaihdon haussa kahteen kohteeseen. Hakemusta käsitellessä oletetaan, että olet asettanut hakemukset prioriteettijärjestykseen.
     
11. Täytä hakemus.  Tässä vaiheessa sinun tulee alustavasti miettiä opintosuunnitelmaa kuhunkin hakukohteeseesi; kuinka opinnot vievät tutkintoasi eteenpäin. Tässä vaiheessa joudut usein suunnittelmaan kursseja kuluvan lukuvuoden tarjonnan mukaan tai vaihtoraportteihin perehtymällä. Hakemukselle tehtävä opintosuunnitelma on vain alustava.
     
12. Kun olet jättänyt hakemuksen, hakemus ei ole vielä valmis. Saat viestin sähköpostiisi - seuraa oikeaa, hakulomakkeella ilmoittamaasi sähköpostiosoitetta ja muista tarkistaa myös roskapostikansiosi. 
    • Hakemus ei ole valmis ennen kuin vähintään täydennät yhteystietosi viestissä pyydetyllä tavalla. 
    • Viestissä myös kerrotaan, että sinun tulee täydentää hakemusta ja lisätä kielitaitotodistus järjestelmään, jos aiot opiskella vaihtokohteessa muulla kuin englannin kielellä. 
    • Jos haet toisen tiedekunnan vaihtokohteeseen, tarvitset lisäksi puollon oman tiedekuntasi/laitoksesi kansainvälisten asioiden suunnittelijalta. Puoltolomakkeen saat sähköpostiviestin mukana. Ilman tätä vaihetta hakemus ei lähde eteenpäin käsittelyyn.
    • Liitteet tulee ladata Mobility-Onlineen ennen hakukierroksen päättymistä. 
       
13. Vaihtovalinnat tehdään kuukauden kuluessa vaihtohaun päättymisestä. Saat tiedon vaihtohaun tuloksesta sähköpostitse. Muistathan tarkistaa myös roskapostikansiosi.
     
14. Mikäli sinulle tulee jokin este, jonka vuoksi et voikaan lähteä vaihtoon, ilmoitathan asiasta kansainvälisten asioiden suunnittelijalle mahdollisimman pian, jotta vaihtopaikkaa voidaan tarjota jollekin toiselle.
     

Vaihe 2: haku vaihtoyliopistoon

1. Jos tulit valituksi vaihtoon Jyväskylän yliopiston puolesta, seuraava vaihe hakuprosessissa on vaihtoyliopistoon nimeäminen. Tämä tarkoittaa sitä, että kansainvälisten asioiden suunnittelija lähettää tietosi kohdeyliopistoon. Syyslukukaudeksi tai koko lukuvuodeksi vaihtoon lähtevät nimetään yleensä kevään aikana ja kevätlukukaudeksi vaihtoon lähtevät (alku)syksyn aikana. Kun nimeäminen on tehty, saat siitä tiedon sähköpostiisi.
    
2. Laadi varsinainen vaihtohakemus kohdeyliopistoon. Tarkista hakudeadline kohdeyliopiston verkkosivuilta. Moni yliopisto lähettää hakuohjeet suoraan nimetyille opiskelijoille sähköpostitse, mutta mikäli et saa viestiä kohdeyliopistolta nimeämisen jälkeen, löydät hakuohjeet sekä tiedot hakemukseen tarvittavista liitteistä myös kohdeyliopiston verkkosivuilta. Jos et löydä tietoja, olethan yhteydessä vaihtoyliopistoon.
    
3. Tarkista vaihtoyliopiston ohjeista/verkkosivuilta, pyytävätkö he kielitaitotodistusta vaihtohakemuksen liitteeksi, ja jos pyytävät, riittääkö kotiyliopistossa tehty kielitesti tai  "todistus" ilman testiä. Myös tiedekuntasi Erasmus-oppaassa tämä voi olla mainittu. Yleensä Erasmus-vaihtoa varten ei tarvitse erillistä kielitaitotodistusta, mutta tämä vaihtelee kohdeyliopistoittain.
   • Jos tarvitset todistuksen suoritetusta englannin kielen kielitaitokokeesta, voit tehdä sellaisen Movissa. Koe on maksullinen. Muiden kielten osalta voi ottaa yhteyttä kyseisen kielen todistuksista vastaavaan lehtoriin Movissa. Movin kielitaitotodistukset ja viralliset kielitaitotestit
   • Mikäli vaihtoyliopisto hyväksyy kotiyliopiston kirjoittaman vapaamuotoisen todistuksen englannin kielen taidosta, ole yhteydessä tiedekuntasi kansainvälisten asioiden suunnittelijaan, kun hakemuksen lähettäminen vaihtoyliopistoon on ajankohtainen.
   • Yliopistotasoisia vaihtokohteita koskevat kielitaitovaatimukset saat tietoosi kansainvälisten palvelujen verkkosivuilta sekä Mobility-Onlinesta nimeämisen jälkeen saamastasi hakuohjeviestistä.
      
4. Jotkut vaihtokohteet voivat vaatia suosituksia (references) osana vaihtohakemusta (erityisesti mm. Japanin kohteet ja ISEP-ohjelma). Suositukset voidaan pyytää vapaamuotoisena tai jollakin tietyllä (netti)lomakkeella. Ole suosituksia varten yhteydessä tiedekuntasi kv-suunnittelijaan ja mikäli kyseessä on valmis lomake, liitä se liitteeksi ja kerro, mihin mennessä tarvitset suosituksen.
    
5. Kun sinulla on tarvittavat liitteet kasassa, täytä vaihtoyliopiston hakemus ja lähetä liitteet. Jää odottamaan hyväksymiskirjettä vaihtoyliopistosta.
    
6. Laadi Learning Agreement, eli alustava opintosuunnitelma vaihdon ajan opinnoistasi, Mobility-Onlinessa. Opintojen tulisi vaihdossa edetä normaalisti, joten Learning Agreementiin laitetaan noin 30 op/lukukausi. 
   • Vaihdossa suoritettavien kurssien lisäksi Learning Agreementiin tulee alustava hyväksilukusuunnitelma. ’Courses at the home institution’ -kohtaan voit kirjata esim. ’Elective studies’ samalla laajuudella, kuin olet suunnitellut tekeväsi kursseja vaihtoyliopistossa. Tarkempia kurssikohtaisia korvaavuuksia ei yleensä kirjata Learning Agreementiin tässä vaiheessa, vaan mahdolliset kurssikohtaiset korvaavuudet katsotaan vaihdon jälkeen. Learning Agreementin allekirjoittaa sinun lisäksesi tiedekuntasi/laitoksesi kansainvälisten asioiden suunnittelija sekä vaihtoyliopiston koordinaattori.
      
7. Hae apurahaa. Saat tarkemmat ohjeet apurahan hakemiseen Mobility-Onlinesta sen jälkeen, kun Learning Agreementisi on hyväksytty kotiyliopiston puolesta. 
   • Voit hakea apurahaa jo ennen kuin olet saanut Learning Agreementiin allekirjoituksen vaihtoyliopistosta. 
   • Mikäli et ehdi hyväksyä apurahasopimusta Mobility-Onlinessa annettuun deadlineen mennessä, apuraha maksetaan sinulle seuraavana mahdollisena maksupäivänä.
      
8. Etsi asunto ja varaa matkat, kun olet saanut hyväksymiskirjeen vaihtoyliopistosta.

HUOM! Jotkin vaihtoyliopistot käyttävät myös Mobility-Online -järjestelmää. Tällaisessa tapauksessa sinulla on kahdet Mobility-Online -tunnukset sekä kaksi toisistaan erillistä Mobility-Online -prosessia. Muistathan siis seurata, että hoidat sekä lähtevän vaihto-opiskelijan prosessin Jyväskylän yliopiston Mobility-Onlinessa sekä saapuvan vaihto-opiskelijan prosessin vaihtoyliopiston Mobility-Onlinessa.

Hakemuksen tekeminen Mobility-Onlinessa

Vinkkejä hakemiseen

• Mobility-Online -hakuportaali on hidas. Hae kuppi kuumaa odotellessasi latautumista!
• Lue huolellisesti vaihtoon hakemisen ohjeet tämän ohjeen yläpuolelta, sillä ohjeet täydentävät toisiaan.
• Voit muokata lähetettyä hakemusta hakuajan loppuun asti.
  • ​​​​​​​Eli esimerkiksi voit täyttää "lorem ipsum" pakollisiin kohtiin, lähettää hakulomakkeen ja muokata sitä sähköpostiin tulevan linkin kautta - muistathan tässä tapauksessa viimeistellä hakemuksen ennen hakuajan päättymistä! 
• ​​​​​​​​​​​​​​Hakemusta ei voi jättää kesken ja auki selaimen välilehteen, koska muutoin tiedot pyyhkiytyvät pois.
• Kirjoita perustelusi esim. erilliseen tiedostoon, jotta ne eivät häviäisi, mikäli järjestelmä kirjaa sinut ulos Mobility-Online -järjestelmästä.
• Hakemuksen täyttämisen jälkeen saatat joutua lisäämään liitteitä. Lataathan tarvittavat liitteet Mobility-Onlineen ennen hakuajan päättymistä.
• Erasmus-ohjelmassa yhdellä hakemuksella voi hakea vain yhden ”yksikön” (tiedekunta/laitos/oppiaine eli study field) kohteisiin. Jos haet myös muiden yksiköiden/oppiaineiden paikkoja, sinun tulee tehdä näistä omat hakemuksensa ja listata jokaiselle hakemukselle hakukohteiden keskinäinen järjestys.

Näin teet hakemuksen

Mobility-Online-portaaliin

1. Valitse vaihto-ohjelma, lukuvuosi ja muut pakolliset kentät.
   • Study area ja study field ovat pakollisia kenttiä Erasmus-ohjelmassa. Katso tiedekuntien Erasmus-oppaista, mille oppiaineille kukin tiedekunta on tehnyt sopimuksia.  
   • Faculty on pakollinen tieto, jos haet tiedekuntatasoiseen kahdenväliseen vaihtoon (faculty-level bilateral).
2. Klikkaa Show details.
3. Klikkaa vihreää palloa sen kohteen kohdalla, jonka haluat laittaa ensimmäiseksi hakukohteeksesi. 
   • Seuraavat hakukohteet voi lisätä samalle hakemukselle, jos ne ovat saman yksikön alaisia. Muutoin tee uusi hakemus seuraavaan hakukohteeseen. 
4. Siirryt Haka-portaaliin. Kirjaudu JYU-tunnuksilla. 
   • Jos saat ilmoituksen ” Login not possible because of already existing external authentication. Please close the browser, open a new one and try again”, tyhjennä selaimen välimuisti (cache), vaihda selainta tai käytä selaimen incognito-tilaa.
5. Täytä hakemus. Pakolliset tiedot on merkitty tähdellä (*). 
   • Apukuvakkeet antavat lisätietoa kentän täyttämisestä. 
   • Lomakkeen kysymykset ja ohjeet vastaavat vaihtovalinnan kriteeristöä.
6. Lähetä hakemus painamalla Send application. Hakemus ei ole tässä vaiheessa vielä valmis!
   • Jos hakemuksen lähettämisessä on ongelma, tyhjennä selaimen välimuisti, vaihda selainta tai käytä selaimen incognito-tilaa. 
   • Mahdolliset liitteet ladataan myöhemmin.
7. Saat sähköpostiin ohjeet tarvittavista liitteistä. Vaikka sinun ei tarvisisi ladata yhtään liitettä, palaa viimeistelemään hakemus sähköpostin linkistä.
8. Hakemukselle palattuasi näet työnkulun eli workflow’n, joka kuvaa hakemuksen seuraavia vaiheita.
9. Klikkaa Complete personal data. Anna sitten pyydetyt tiedot, mm. osoitteesi. Klikkaa Update personal details. Jos sinulla on Mobility-Onlinessa jo joku aiempi hakemus, henkilötiedot kopioituvat siltä. HUOM! Sinun tulee kuitenkin käydä henkilötiedoissa eli klikkaa Forward to update, tarkista ja korjaa tiedot, klikkaa Udpate personal details. Näin pääset eteenpäin työnkulussasi.
10. Jos liitteitä ei tarvita, hakemuksesi on valmis. Tässä vaiheessa et saa sähköpostikuittausta. 
    • Jos sinun pitää ladata liitteitä, palaa workflow’hun ja klikkaa Upload application enclosure(s).
11. Viimeistään hakuajan päätettyä Kv-palvelut esitarkistaa hakemuksesi. Saat sähköpostitse joko pyynnön täydentää hakemustasi tai tiedon, että hakemus on siirretty eteenpäin arviointiin.

Hakemuksen muokkaaminen hakuaikana

• Voit muokata hakemustasi hakuajan päättymiseen asti. Hakuajan päättymisen jälkeen tehtyjä muutoksia ei huomioida. 
• Kirjaudu Mobility-Onlineen uudelleen. Jos sinulla on useampia hakemuksia, valitse hakemus, jota haluat muokata.
• Klikkaa Edit application kohdassa My application data tai klikkaa Display your application workflow-näkymässä.
• Hakemuksen avattuasi paina Forward to update. Muutokset tehtyäsi paina Update.
• Osoitettasi voit päivittää välilehdellä Personal details. Liitteitä voit ladata välilehdellä ​​​​​​​Documents. 

Valintaperusteet

Opiskelijavaihtovalinnoissa yleisia valintakriteereitä ovat opintojen vaihe, opintomenestys, kohteeseen laadittu opintosuunnitelma ja perustelut. Kohteissa, jossa vaaditaan erityinen kielitaito, huomioidaan myös kielitaito valintakriteerinä.

Seuraa hakemusta täyttäessäsi hakulomakkeen ohjeita, koska lomakkeen kysymykset vastaavat pisteytettäviä valintakriteereitä. 

Valinta tehdään pääsääntöisesti hakemusten perusteella. Muutamien suosituimpien kahdenvälisten Euroopan ulkopuolisten kohteiden (Australia, Kanada) ja ISEP-vaihdon (USA) osalta hakijat voidaan myös haastatella.

• Erasmus ja Nordplus -ohjelmien osalta valintapäätöksen tekee laitos, jonka vaihtopaikka on kyseessä. Eri laitokset saattavat painottaa eri asioita valintaa tehdessään.
• Yliopiston kahdenvälisten vaihtojen sekä ISEP-, ja Nordlys-ohjelmien osalta valintapäätökset tekee yliopiston koulutuspalvelujohtaja opiskelijavaihdon valintaryhmän esityksestä. Valintaryhmässä on jäseniä kv. palveluista ja JYYsta.
• Jos hakijaa ei voida nimittää vaihtoon hakemiinsa vaihtokohteisiin, hänelle voidaan tarjota paikkaa toisesta saman maan vaihtoyliopistosta, jos kyseiseen vaihtokohteeseen on vielä vapaita paikkoja.

Opiskelijavaihtoon lähtemisen periaatteet

Opiskelijavaihtovalinnoissa noudatetaan Jyväskylän yliopiston opiskelijavaihtoon lähtemisen periaatteita: (Rehtorin päätös 4.11.2009:  Yliopistotasoiset opiskelijavaihtoon valinnan perusedellytykset ja valintakriteerit koskien kaikkia JY:n opiskelijavaihto-ohjelmia) 

Vaihdon peruuntuminen

Vaihtopaikkaa kannattaa hakea huolellisen suunnittelun jälkeen. Mikäli oma elämäntilanne kuitenkin muuttuu niin, että vaihtoon lähteminen ei ole mahdollista, voi paikan perua. Perumisesta tulee ilmoittaa mahdollisimman aikaisessa vaiheessa, jotta mahdollisille varasijalle valituille voidaan tiedottaa ajoissa.

Huom! Yliopiston turvallisuuspolitiikan mukaisesti kv-palvelut tarkkailee vaihtokohteiden turvallisuustilannetta ja voi tarpeen mukaan suosittaa vaihdon peruuttamista vaihtokohteen heikentyneen turvallisuustilanteen vuoksi.